Application de gestion intégrée
pour Panoplie Imprimerie

Section 1

Introduction et contexte métier

1.1 Présentation de Panoplie Imprimerie

Panoplie Imprimerie est une entreprise de services combinant deux métiers historiquement distincts : l'impression (papeterie, publicité grand format, textile personnalisé, broderie, DTF, bâches, roll-ups) et la serrurerie (duplication de clés, dépannage, petite quincaillerie). Cette double activité, opérée depuis un même point de vente, génère une grande variété de flux : vente rapide au comptoir, devis personnalisés à cycle de production plus long, et prestations de service ponctuelles.

À ce jour, la gestion repose sur des outils hétérogènes (cahiers papier, tableurs, mémoire des équipes), ce qui engendre une perte de traçabilité sur les commandes en production, des ruptures de stock non anticipées sur les consommables critiques (encres, poudre de sublimation, films DTF) et une visibilité financière fragmentée entre les différents segments d'activité.

1.2 Objectifs généraux du projet

1.3 Profils utilisateurs cibles

1.4 Bénéfices attendus

• Gain de temps opérationnel : réduction estimée de 30 à 50 % du temps de saisie administrative (devis, factures, suivi papier).
• Réduction des ruptures de stock grâce aux seuils d'alerte automatiques sur les consommables critiques.
• Meilleure satisfaction client par un suivi transparent des commandes et des délais mieux tenus.
• Visibilité financière consolidée par segment d'activité (textile, publicité, papeterie, serrurerie).
• Aide à la décision via l'assistant IA intégré, qui met en évidence les anomalies et opportunités d'optimisation.
• Évolutivité : socle technique permettant d'ajouter de nouveaux modules après les 3 phases initiales.

Section 2

Architecture technique (recommandations)

2.1 Stack technique proposée

Pour un budget moyen et une charge de 5 à 10 utilisateurs simultanés, une architecture web moderne, simple à héberger et à maintenir est recommandée, en priorisant des briques open-source matures.

2.2 Considérations sécurité et sauvegarde

2.3 Hébergement recommandé

Compte tenu du budget moyen et du faible nombre d'utilisateurs simultanés (5 à 10), un hébergement cloud managé mutualisé (type VPS géré ou PaaS : OVHcloud, Scaleway, ou équivalent européen) est recommandé plutôt qu'une infrastructure sur site, afin de limiter les coûts de maintenance matérielle tout en garantissant disponibilité et sauvegardes automatisées.

Section 3

Modules fonctionnels détaillés

Huit modules composent l'application. Chaque module ci-dessous détaille son périmètre fonctionnel, ses écrans clés et ses règles de gestion.

Workflow complet de vente au comptoir

1. Le caissier ouvre sa session de caisse (fond de caisse déclaré en début de journée).
2. Recherche d'un article/service (scan code-barres, saisie rapide ou grille de raccourcis produits fréquents) — ou récupération d'une commande prête pour livraison depuis le module Production.
3. Ajout au panier avec quantité, remise ponctuelle éventuelle (soumise à plafond selon rôle).
4. Application automatique de la TVA et calcul du total.
5. Sélection du ou des moyens de paiement (paiement mixte possible : espèces + carte).
6. Validation de la vente : génération immédiate du ticket/reçu, mise à jour du stock en temps réel.
7. Impression ou envoi du reçu (email/SMS en option), possibilité de vente sans compte client (« client de passage »).
8. Clôture de caisse en fin de journée : rapprochement du fond de caisse théorique vs réel, export du rapport Z.

Spécifications du ticket/reçu

Gestion des moyens de paiement

L'application ne traite pas elle-même les transactions bancaires : elle s'interface avec un TPE existant (saisie manuelle du montant validé par le terminal) et journalise le moyen de paiement choisi pour la réconciliation comptable. Le paiement fractionné (split payment) est pris en charge pour les commandes avec acompte déjà versé (solde à régler).

Interface optimisée pour la rapidité

• Écran plein largeur, grille de produits/services les plus vendus en accès direct (1 clic)
• Recherche instantanée avec autocomplétion dès 2 caractères
• Raccourcis clavier pour les caissiers expérimentés (validation, annulation, mode « client de passage »)
• Mode hors-ligne dégradé : file d'attente locale des tickets en cas de coupure réseau, synchronisation automatique au retour de connexion
• Alerte visuelle si l'article scanné correspond à une commande en attente de retrait plutôt qu'à un article de stock

Processus de création de devis

Le commercial sélectionne un type de prestation personnalisée. Chaque type dispose d'un formulaire dédié avec ses propres variables de calcul :

Calcul automatique des prix

Le moteur de tarification applique une formule paramétrable par type de prestation, combinant :

• Coût matière : consommation calculée automatiquement à partir des dimensions/quantités et du coût unitaire du consommable (relié au module Stocks)
• Coût de production : temps machine estimé × taux horaire configuré
• Marge cible : coefficient multiplicateur ou marge en % paramétrable par famille de produit
• Dégressivité : paliers de prix selon la quantité commandée
• Ajustement manuel : le commercial peut appliquer une remise encadrée, journalisée et soumise à validation au-delà d'un seuil

Gestion des acomptes (30 % standard)

Transformation devis → commande

La transformation est déclenchée en un clic : toutes les données du devis (client, articles, prix, fichiers joints) sont reprises pour créer la commande, qui entre alors dans le module Suivi de production au statut « en attente ». Un devis non converti après une durée paramétrable (ex. 30 jours) est automatiquement archivé avec relance possible.

Templates de documents

• Modèle de devis PDF avec en-tête personnalisé, conditions de validité (ex. 30 jours), mentions légales
• Modèle de bon de commande client à faire signer (signature électronique simple ou signature manuscrite scannée)
• Fiche de production interne générée automatiquement (résumé technique pour l'atelier : dimensions, fichiers, quantités)
• Personnalisation possible par type de prestation (ex. mentions spécifiques broderie vs bâches)

États possibles d'une commande

Tableau Kanban visuel

Vue principale du responsable production : chaque commande est une carte glissée d'une colonne à l'autre par glisser-déposer.

Notifications de changement d'état

• Notification interne (cloche applicative) à l'opérateur assigné dès qu'une commande lui est attribuée
• Notification au client par SMS/email automatique lorsque la commande passe en statut « Prête »
• Alerte au commercial référent si une commande change de statut de manière inhabituelle (ex. retour en arrière)

Assignation aux opérateurs

Chaque commande peut être assignée à un ou plusieurs opérateurs (ex. un pour la préparation du fichier, un pour la machine). La charge de travail par opérateur est visible en un coup d'œil (nombre de commandes actives), afin d'équilibrer la répartition. Historique des temps de traitement conservé pour affiner les futures estimations de délai.

Gestion des retards avec alertes

Fiches produits avec seuils d'alerte

Chaque consommable dispose d'une fiche : référence, unité de mesure, coût unitaire, fournisseur préféré, stock actuel, seuil d'alerte et seuil de réapprovisionnement (quantité à recommander).

Liste des consommables critiques suivis

Mouvements de stock

Chaque mouvement est horodaté, tracé avec l'utilisateur à l'origine, et alimente un historique consultable par produit (courbe de consommation).

Interface fournisseurs pour réapprovisionnement

• Liste des articles sous seuil d'alerte avec suggestion de quantité à commander (basée sur la consommation moyenne)
• Génération d'un bon de commande fournisseur pré-rempli, envoyable par email directement depuis l'application
• Suivi du statut de la commande fournisseur (envoyée, confirmée, reçue partiellement, reçue complète)
• Réception en stock en un clic, avec mise à jour automatique du coût unitaire moyen pondéré

Fiche client complète

• Coordonnées : nom/raison sociale, contact, adresse(s), email, téléphone, SIRET/TVA si professionnel
• Historique : liste chronologique des ventes, devis, commandes et factures associées
• Préférences : type de prestations habituelles, couleurs/logos enregistrés, conditions de règlement négociées
• Notes internes : remarques commerciales partagées entre utilisateurs
• Documents : pièces jointes (logo vectoriel, chartes graphiques, devis signés)

Fiche fournisseur avec conditions

• Coordonnées et contact commercial dédié
• Catalogue des consommables fournis avec tarifs et délais de livraison habituels
• Conditions de paiement (comptant, 30/60 jours) et remises négociées par volume
• Historique des commandes passées et évaluation de fiabilité (délai respecté, qualité)

Statistiques par client

Import / export des contacts

Import initial des contacts existants via fichier CSV/Excel avec mappage des colonnes et détection des doublons. Export à tout moment de la base clients ou fournisseurs (CSV/Excel) pour usage externe (mailing, comptabilité).

Génération automatique des numéros de facture

Numérotation séquentielle, continue et non modifiable, conforme aux obligations légales françaises (format paramétrable, ex. FAC-2026-000123), sans rupture même en cas d'annulation (émission d'un avoir plutôt que suppression). Compteur distinct pour les reçus de caisse et les factures.

Templates avec en-tête « Panoplies Services »

Modèle de document standardisé reprenant l'identité visuelle « Panoplies Services » (logo, couleurs, coordonnées bancaires, mentions légales obligatoires : SIRET, TVA intracommunautaire, conditions de règlement, pénalités de retard). Le même socle de template est décliné selon le type de document.

Types de documents

Intégration avec la caisse et les commandes

Chaque vente en caisse génère automatiquement son reçu ; chaque commande convertie depuis un devis génère automatiquement la facture d'acompte puis la facture de solde à la livraison, sans ressaisie. Le rapprochement comptable est facilité par un export récapitulatif quotidien/mensuel (journal des ventes).

Archivage numérique

• Conservation numérique de tous les documents émis, avec conservation légale de 10 ans
• Recherche multicritère (client, période, montant, numéro) et export en masse (PDF/ZIP)
• Accès en lecture seule pour l'expert-comptable via un profil dédié

Segmentation par activité

Indicateurs suivis

Graphiques comparatifs

Visualisations dynamiques (barres, courbes, répartition en anneaux) construites avec une librairie graphique web (ex. Chart.js), avec filtres période (mensuel, trimestriel, annuel) et comparaison N vs N-1, ainsi qu'une vue de répartition du CA par segment d'activité.

Données en temps réel & export

• Rafraîchissement automatique des indicateurs dès qu'une vente, un devis ou un mouvement de stock est enregistré
• Export des rapports en PDF (mise en page synthétique pour réunion) et en Excel (données brutes pour analyse approfondie)
• Tableau de bord personnalisable par profil (le responsable voit la marge, le commercial voit son propre portefeuille client)

Interface conversationnelle en français

Un module de chat intégré à l'application, accessible depuis toutes les pages, permettant de poser des questions en langage naturel sur les données de l'entreprise (ex. « Quelle est la marge sur les bâches ce mois-ci ? », « Quels consommables sont sous le seuil d'alerte ? »).

Fonctionnalités

Base de connaissances configurable

Le responsable peut alimenter et modifier une base de connaissances interne (procédures, délais standards, réponses types) que l'assistant utilise en priorité avant de formuler une réponse générique, garantissant une cohérence avec les pratiques réelles de l'entreprise.

Section 4

Modèle de données (synthèse des entités)

Vue simplifiée des principales entités et de leurs relations, à affiner lors de la phase de conception détaillée.

Section 5

Plan de déploiement en 3 phases (6 mois)

Section 6

Exigences non fonctionnelles & sécurité

Section 7

Gouvernance projet, risques et facteurs clés de succès

7.1 Gouvernance

• Un référent métier côté Panoplie Imprimerie (idéalement le responsable production/gestion) pour valider chaque phase
• Point d'avancement hebdomadaire pendant le développement, démonstration de fin de phase
• Recette fonctionnelle par les utilisateurs finaux avant chaque mise en production de phase

7.2 Principaux risques identifiés

7.3 Facteurs clés de succès

• Une phase 1 volontairement resserrée sur l'essentiel, pour un usage réel rapide et une adhésion des équipes
• Une implication continue du responsable production/gestion sur la définition des règles de calcul et des seuils de stock
• Une formation dédiée par profil utilisateur (caissier, commercial, responsable) plutôt qu'une formation générique