Guide de formation des utilisateurs

1. Introduction

Ce guide accompagne la formation des utilisateurs de l'application de gestion intégrée Panoplie Imprimerie (impression & serrurerie). Il couvre les 9 modules métier de l'application, organisés autour de 6 profils — caissier(e), commercial(e), secrétariat, responsable de production, opérateur de production — et d'un profil administrateur à accès complet, répartis sur 3 agences (Plateau, Marcory, Yopougon) à Abidjan.

Chaque module est présenté sous forme de fiche pratique : objectif, accès, étapes détaillées, cas particuliers et astuces. Une section « Parcours par rôle » à la fin du document propose un chemin de formation adapté à chaque métier.

2. Premiers pas

2.1 Se connecter à l'application

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   Ouvrez l'URL de l'application dans votre navigateur (index.html). L'écran de connexion affiche un formulaire avec deux champs : identifiant et mot de passe.

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   Saisissez l'identifiant et le mot de passe qui vous ont été communiqués par votre administrateur, puis cliquez sur « Se connecter ».

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   En cas d'erreur de saisie, un message s'affiche sous le formulaire (« Identifiant ou mot de passe incorrect ») — vérifiez la saisie et recommencez.

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   Vous êtes automatiquement redirigé vers l'écran d'accueil adapté à votre rôle (par exemple la Caisse pour un(e) caissier(e), le Tableau de bord pour le secrétariat, le Suivi de production pour un(e) responsable ou opérateur de production).

2.2 Se déconnecter

Depuis n'importe quelle page, ouvrez le menu latéral (icône sur mobile, toujours visible sur ordinateur) et cliquez sur le bouton « Déconnexion » en bas de la barre latérale. Vous revenez à l'écran de connexion et devez ressaisir votre identifiant et votre mot de passe pour accéder de nouveau à l'application.

2.3 À propos de la sécurité des accès

Chaque utilisateur dispose d'un compte nominatif (identifiant + mot de passe) créé par l'administrateur dans le module Paramètres / Utilisateurs. Le rôle attribué au compte déterminant les modules visibles et les actions autorisées (voir §14 « Parcours par rôle »).

La version statique de démonstration (sans serveur) peut encore exister à titre d'aperçu ergonomique dans certains environnements de test ; en exploitation réelle, c'est toujours la version avec identifiant et mot de passe vérifiés côté serveur qui doit être utilisée.

3. Navigation commune à tous les modules

Toutes les pages de l'application partagent la même structure, ce qui rend la prise en main rapide d'un module à l'autre :

4. Caisse & ventes rapides

Page : caisse.html  ·  Accès : Caissier(e) Admin

Objectif : encaisser rapidement une vente au comptoir (produits/services), récupérer le solde d'une commande prête, et imprimer un ticket de caisse.

4.1 Encaisser une vente simple

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   Utilisez la barre de recherche ou les filtres par catégorie (Textile, Publicité, Papeterie, Serrurerie) pour retrouver un article dans la grille de produits.

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   Cliquez sur l'article : il est ajouté au panier à droite. Répétez pour chaque article de la vente.

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   Ajustez les quantités directement dans le panier si nécessaire.

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   (Facultatif) Sélectionnez un client existant dans le menu déroulant « Client » — sinon la vente est enregistrée comme « Client de passage ».

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   Choisissez le moyen de paiement : espèces, carte, mobile, chèque, virement, ou mixte.

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   Si paiement en espèces, saisissez le montant reçu du client : la monnaie à rendre est calculée automatiquement.

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   Cliquez sur « Valider la vente ». Le ticket s'affiche : cliquez sur « Imprimer » pour le remettre au client, ou « Nouvelle vente » pour repartir sur un panier vide.

4.2 Encaisser le solde d'une commande prête

Le bandeau « Commandes prêtes à retirer » en haut de la grille de produits liste les commandes personnalisées arrivées au statut « Prête ». Cliquez sur une commande pour ajouter automatiquement son solde restant au panier, puis validez la vente normalement : le statut de la commande passera à « Livrée ».

5. Devis & commandes personnalisées

Page : devis.html  ·  Accès : Commercial(e) Responsable Admin

Objectif : établir un devis pour une prestation personnalisée (broderie, DTF, bâches, roll-ups…), suivre son cycle de vie jusqu'à la conversion en commande de production.

5.1 Créer un devis

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   Cliquez sur « Nouveau devis ».

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   Sélectionnez le client et le type de prestation (broderie, DTF, bâches, roll-ups, autre).

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   Complétez les champs spécifiques qui apparaissent selon le type choisi, ajoutez une description libre si besoin.

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   Renseignez la quantité et le prix unitaire HT. Les montants HT / TVA (18 %) / TTC et l'acompte se calculent automatiquement (acompte par défaut : 30 %, modifiable).

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   Cliquez sur « Enregistrer le devis » : il apparaît dans la liste avec le statut Brouillon.

5.2 Cycle de vie d'un devis

5.3 Encaisser l'acompte et convertir en commande

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   Le devis (statut « Accepté ») n'est pas marqué comme payé depuis l'écran Devis. Si un acompte est requis, il apparaît dans le module Caisse, dans le bandeau « Acomptes en attente d'encaissement ».

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   Le caissier (ou l'administrateur) ouvre la Caisse, sélectionne l'acompte du devis correspondant, saisit le moyen de paiement (et sa référence — mobile, carte, chèque ou virement, voir §4.1) puis valide l'encaissement : une facture d'acompte est générée automatiquement dans le module Facturation, avec la prestation concernée visible sur le document.

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   Une fois l'acompte encaissé (ou immédiatement si le devis ne requiert pas d'acompte), un commercial peut cliquer sur « Convertir en commande » dans le devis : l'échéance de production est calculée automatiquement, en tenant compte du délai d'exécution saisi lors de la création du devis.

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   La commande apparaît désormais dans le module Suivi de production avec le statut « En attente », le délai d'exécution du devis étant affiché dans le détail de la commande et sur le devis imprimable.

6. Suivi de production

Page : production.html  ·  Accès en lecture seule : Caissier(e) Commercial(e)  ·  Accès complet (déplacement, assignation, livraison) : Resp. production Secrétariat Admin

Objectif : piloter l'avancement des commandes personnalisées sur un tableau Kanban, de la prise en charge à la livraison.

6.1 Le tableau Kanban

Les commandes sont réparties en 5 colonnes représentant leur statut de production :

6.2 Faire avancer une commande

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   Glissez-déposez la carte de la commande d'une colonne à la suivante pour changer son statut. Seuls le responsable de production, le secrétariat et l'administrateur peuvent déplacer les cartes ; les autres rôles (caissier, commercial) ont un accès en lecture seule signalé par le bandeau bleu en haut du tableau.

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   Cliquez sur une carte pour ouvrir le détail : le délai d'exécution défini sur le devis d'origine y est affiché, vous pouvez y assigner un opérateur et définir un niveau de priorité (si vous disposez des droits de gestion).

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   Les commandes en retard par rapport à leur échéance sont automatiquement mises en évidence par une bordure rouge.

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   Lorsqu'une commande passe au statut « Prête », une notification est générée automatiquement pour informer de la disponibilité — elle apparaît aussi dans le bandeau « Commandes prêtes à retirer » du module Caisse.

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   Le passage au statut « Livrée » n'est possible qu'une fois le solde de la commande encaissé en Caisse. Ce passage génère (ou finalise) automatiquement la facture définitive et le bon de livraison de la commande : les liens vers ces documents apparaissent directement dans le détail de la carte, pour consultation et impression immédiates par le responsable de production.

6.3 Indicateurs clés (KPI)

En haut de page : nombre de commandes actives, commandes en retard, commandes non assignées, et délai moyen indicatif de production.

7. Gestion des stocks consommables

Page : stocks.html  ·  Accès : Secrétariat Admin

Objectif : suivre les niveaux de stock des consommables (encres, fils, films, papier, clés vierges…) agence par agence, et générer des bons de commande fournisseur.

7.1 Consulter les fiches consommables

Le tableau principal affiche pour chaque consommable : son niveau de criticité (critique / élevée / moyenne), le stock actuel de l'agence sélectionnée, le seuil d'alerte, le coût unitaire et le fournisseur associé. Une bannière d'alerte apparaît en haut de page si des articles sont sous leur seuil.

7.2 Enregistrer un mouvement de stock

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   Cliquez sur « Mouvement de stock ».

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   Sélectionnez le consommable concerné.

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   Choisissez le type de mouvement : Entrée (réception fournisseur), Sortie (consommation en production), ou Ajustement (correction d'inventaire — valeur négative acceptée).

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   Saisissez la quantité et une note explicative (ex. « réception commande fournisseur », « casse »).

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   Validez : le stock de l'agence active est mis à jour immédiatement et le mouvement est ajouté à l'historique en bas de page.

7.3 Ajouter un nouveau consommable

Cliquez sur « Nouveau consommable » et renseignez : nom, unité de mesure, criticité, coût unitaire, fournisseur, stock initial, seuil d'alerte et quantité de réapprovisionnement suggérée.

7.4 Générer un bon de commande fournisseur

Lorsqu'un article est sous son seuil d'alerte, un bouton dans la bannière d'alerte permet de générer un bon de commande fournisseur avec une quantité pré-calculée, prêt à être transmis au fournisseur associé.

8. Clients & fournisseurs

Page : clients.html  ·  Accès : Commercial(e) Responsable Admin

Objectif : centraliser les fiches clients et fournisseurs, avec historique et statistiques pour les clients.

8.1 Créer / modifier une fiche client

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   Onglet « Clients » actif, cliquez sur « Nouveau client » (ou sur une ligne existante pour modifier).

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   Renseignez nom/raison sociale, type (particulier/professionnel), coordonnées, SIRET/ICE si professionnel, segment principal (textile, publicité, papeterie, serrurerie, mixte) et notes internes.

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   Enregistrez.

8.2 Consulter la fiche détaillée d'un client

Cliquez sur l'icône de détail d'une ligne client pour afficher son historique complet (devis, commandes, ventes) ainsi que ses statistiques : chiffre d'affaires généré, marge estimée, nombre de transactions.

8.3 Gérer les fournisseurs

Basculez sur l'onglet « Fournisseurs » pour créer/modifier une fiche : contact, conditions de paiement, notes. Les fournisseurs sont ensuite sélectionnables dans le module Stocks.

8.4 Import / export CSV

Le bouton « Exporter CSV » télécharge la liste courante (clients ou fournisseurs). Le bouton « Importer CSV » permet d'ajouter en masse de nouvelles fiches ; les doublons sont détectés automatiquement par nom.

9. Facturation

Page : facturation.html  ·  Accès : tous les rôles connectés (accès limité et adapté pour le responsable de production, voir ci-dessous)

Objectif : consulter et gérer l'ensemble des documents commerciaux : factures, reçus, bons de livraison, et avoirs.

9.1 Consulter les documents

Utilisez les filtres par type (Factures, Reçus, Bons de livraison, Avoirs) en haut de page, ou la barre de recherche pour retrouver un document par client ou numéro. Un reçu est généré automatiquement à chaque vente en caisse ; une facture d'acompte est générée automatiquement lors de l'encaissement d'un acompte sur devis, et affiche la prestation concernée. Le reçu de caisse affiche également la prestation lorsqu'il concerne un acompte ou un solde de commande.

9.2 Imprimer un document

Cliquez sur un document pour l'ouvrir, puis sur « Imprimer » pour lancer l'impression navigateur (ou l'enregistrement en PDF via la boîte de dialogue d'impression, selon votre navigateur).

9.3 Exporter l'archive en CSV

Le bouton « Exporter CSV » télécharge la liste filtrée des documents affichés.

9.4 Export comptable FEC

Le bouton « Export comptable (FEC) » génère un fichier au format normalisé Fichier des Écritures Comptables (18 colonnes, encodage UTF-8), à transmettre à votre expert-comptable.

10. Retours & avoirs

Page : retours.html  ·  Accès : Caissier(e) Responsable Admin

Objectif : traiter un retour client (vente en caisse ou commande livrée) et émettre un avoir.

10.1 Créer un retour / avoir

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   Cliquez sur « Nouveau retour / avoir ».

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   Choisissez la source : Ticket de caisse ou Commande personnalisée, puis recherchez le document par son numéro ou le nom du client.

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   Sélectionnez les articles ou le montant à rembourser.

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   Indiquez le motif : défaut produit, erreur de commande, insatisfaction client, ou autre.

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   Choisissez le mode de remboursement : espèces, carte, mobile money, avoir client, ou virement.

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   Cochez l'option de réintégration au stock de l'agence si les articles retournés sont remis en vente.

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   Validez : un avoir imprimable est généré automatiquement et lié au document source dans le module Facturation.

10.2 Indicateurs clés

La page affiche le nombre de retours, le montant total remboursé, et le taux de retour — utiles pour identifier un motif récurrent à corriger (ex. défaut produit fréquent sur un article donné).

11. Assistant intégré

Page : assistant.html  ·  Accès : tous les rôles connectés

Objectif : obtenir des réponses rapides sur l'état de l'activité (stocks bas, retards, marges, chiffre d'affaires) sans naviguer entre les modules.

11.1 Poser une question

Tapez une question en français dans la zone de saisie (ex. « stocks bas », « commandes en retard », « marge textile ») ou utilisez les suggestions de questions rapides affichées au-dessus du champ de saisie.

11.2 Alertes proactives

Le panneau de droite affiche en permanence les alertes actives : stocks sous seuil, commandes en retard, commandes non assignées, acomptes en attente d'encaissement.

11.3 Enrichir la base de connaissances

Cliquez sur « + Ajouter » dans le panneau « Base de connaissances » pour créer une nouvelle règle de réponse : mots-clés déclencheurs, réponse à afficher, catégorie. Utile pour ajouter des réponses spécifiques à votre entreprise (horaires, politique de retour, délais habituels…).

12. Tableau de bord analytique

Page : dashboard.html  ·  Accès : Secrétariat Admin

Objectif : piloter l'activité globale ou par agence grâce à des indicateurs et graphiques.

12.1 Filtrer la période et l'agence

Boutons « Ce mois » / « Depuis le début » en haut de page, et sélecteur d'agence (ou vue consolidée « Toutes les agences » pour un administrateur).

12.2 Lire les graphiques

• CA par segment d'activité (barres) : textile, publicité, papeterie, serrurerie.
• Répartition du CA (donut) : poids relatif de chaque segment.
• Évolution du CA sur 30 jours (ligne) : tendance récente.
• Commandes par statut de production (polaire) : charge de travail en cours.
• Comparaison du CA par agence : utile pour un administrateur suivant les 3 sites.

12.3 Top clients et rentabilité

Le top 5 des clients par CA et l'analyse indicative de rentabilité par consommable (coût consommé rapporté au CA généré) aident à prioriser les actions commerciales et à surveiller les marges.

12.4 Exporter le rapport

Le bouton « Exporter le rapport » télécharge un export CSV des indicateurs affichés pour la période et l'agence sélectionnées.

13. Paramètres (réservé administrateur)

Page : parametres.html  ·  Accès : Admin uniquement

Objectif : configurer l'identité de la société, les réglages financiers et le mode maintenance.

13.1 Identité de la société

Nom, slogan, adresse, téléphone, email de contact, identifiant fiscal (RCCM/NIF) et logo — ces informations apparaissent sur l'écran de connexion et la barre latérale.

13.2 Réglages financiers

Taux de TVA, devise (XOF par défaut), et pourcentage d'acompte par défaut proposé lors de la création d'un devis.

13.3 Mode maintenance

Active un bandeau d'avertissement visible par tous les utilisateurs, avec un message personnalisable — utile lors d'une intervention technique planifiée.

14. Parcours de formation recommandé par rôle

15. Bonnes pratiques & erreurs fréquentes

16. Questions fréquentes

17. Glossaire